راهکار جامع مانیتورینگ شبکه و مدیریت فن آوری اطلاعات

چگونه ازمشتریان و تیم پشتیبانی از مشتری در کسب و کار خود حمایت کنیم؟ بسیار ساده است. بااستفاده از یک نرم افزار help desk کارا و با کیفیت می‌توان تجربه‌ی بسیار خوبی برای مشتریان بوجود آورد. آیا زمانی که شرکت‌ها نقش تعیین‌کننده را ایفا می‌کردند به یاد دارید؟ امروزه مشتریان نقش تعیین کننده در کسب و کار را ایفا می‌کنند و سرویس‌دهی به مشتریان نیز عامل کلیدی در موفقیت کسب و کار محسوب می‌شود. بنابراین بجای آنکه پشتیبانی را به عنوان بخشی که هزینه به شرکت تحمیل می‌کند درنظر بگیرید، آن را به عنوان یک فرصت بالقوه تصور نمائید. در این مقاله 7 قاعده‌ی سرویس‌دهی به مشتری که می‌تواند به شما کمک کند تا عملیات پشتیبانی خود را تغییر داده و همواره بهترین تجربه‌ها را کسب نمائید، ارائه شده است:

مشتریان را به عنوان یک تیم پشتیبانی کنید

عملیات سرویس‌دهی به مشتری یک کار تیمی است و تنها مختص به تیم پشتیبانی از مشتری نمی‌باشد و نیازمند مشارکت کل شرکت یا سازمان است. تمام کارمندان خود را برای نرم افزار help desk آموزش دهید تا آنها بتوانند در زمان‌هایی که حجم کاری زیاد است از آن استفاده کنند. قطعا شما می‌خواهید موارد بسیار فنی را به متخصصین ارجاع دهید، اما لازم است تا هر فردی در شرکت شما قادر به کمک کردن در خصوص موارد فوق باشد. کسب و کارهای موفق نوپا اظهار دارند که اگر هر فردی در شرکت یا سازمان قادر باشد در سطوح بالا فعالیت کند، برقرار نگه داشتن ارتباط با مشتری و حفظ سطح سرویس در مواقعی که حجم کاری زیاد است، ساده‌تر خواهد بود.

برای مطالعه‌ی ادامه‌ی این مقاله به لینک زیر مراجعه کنید:

مقاله‌ی 7 قاعده سرویس‌دهی به مشتری که کسب و کار شما را تغییر می‌دهد

مسئله مقایسه بخش پشتیبانی (Help Desk) با بخش خدمات (Service Desk) تنها در هجی آنها نیست. بین این 2 بخش تفاوت‌های واقعی وجود دارند، هر چند هر دوی آنها از وظایف شرکت هستند.

اگر فکر می‌کنید این 2 بخش دقیقاً یکسان هستند، آنها را بر پايه اشتباهی قرار داده‌‌اید.

نرم افزاری که برای اداره Help Desk یا Service Desk خود استفاده می‌کنید همانند نامشان یکسان نیستند. در واقع می‌توانید هر کدام از این بخش‌ها را به لحاظ تئوری بدون نرم افزار اداره کنید، اما این کار احتمالاً درگیر یک سری یادداشت‌های ناخوانا، سوء تفاهم‌ها و در نهایت اشک ها و اتهام های متقابل می شود.

اما بیایید فرض کنیم نرم افزاری دارید که می تواند برای اداره Help Desk یا Service Desk استفاده شود. چرا باید تفاوت بین این 2 بخش را بدانید؟ 5 دلیل ذیل این موضوع را روشن می‌کند.

1. چون تمركز پرسنل Help Desk خارجی است

مهم‌ترین وجه تمایز Help Desk با Service Desk تمرکز آن است. Help Desk روی کاربر نهایی تمرکز دارد، در حالی که فعالیت Service Desk هم روی کاربر نهایی و هم مشکلات داخل شرکت متمرکز می‌شود. در فعالیت Service Desk تمرکز خارجی روی مشکلات مشتری است، اما همزمان تمرکز داخلی روی فرآیندهای روزمره شرکت نیز وجود دارد. هدف اساسی Help Desk حل مشکلات کاربر نهایی است، در حالی که تمرکز اصلی Service Desk روی کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری است.

2. چون فعالیت پرسنل Help Desk تاکتیکی است در حالی که فعالیت پرسنل Service Desk استراتژیکی است

فعالیت پرسنل Help Desk تاکتیکی است زیرا در جایگاهی قرار دارند که مشکلات را به محض بروز حل کنند

ادامه مطلب در مقایسه Help Desk و Service Desk مشاهده نمایید.

نه این یک شوخی بد نیست اگر می‌گویم بین IT Help Desk (بخش پشتیبانی IT) و IT Service Desk (بخش خدمات IT) تفاوتی وجود دارد و اغلب باعث سردرگمی می‌شود (گرچه مطمئنم برخی از افراد با آن مخالفند). در ادامه برداشت خود را راجع به این توصیفات بیان خواهم کرد.

کلام نخست – وقتی در مورد Help Desk یا Service Desk صحبت می‌کنید، به یاد داشته داشته باشید که هر دوی آنها وظایف شرکت هستند و نه قسمتی از نرم افزار. نرم افزارهایی که می‌توانید برای این بخش‌ها خریداری/ اجاره/ سرقت/ تولید کنید، به شما در انجام وظایف مذکور کمک می‌کنند، اما آنها به خودی خود راه حل نیستند. در حالی که می‌توان وظایف بخش Service Desk یا Help Desk را بدون وجود یک نرم افزار (با استفاده از یادداشت‌های کاغذی، تخته، ...) انجام داد، اما اداره این بخش‌ها بدون وجود افراد و نیروی انسانی غیر ممکن است.

بخش پشتیبانی (Help Desk)

Help Desk یک وظیفه با رویکرد خارجی است. این بخش به مشتریان خارجی اجازه می‌دهد که در رابطه با پرسش‌ها یا مشکلات خود با سازمان شما تماس بگیرند، و به شما فرصت مدیریت این ارتباطات را به روشی موثر می‌دهد. بخش Help Desk معمولاً توسط تیم پشتیبانی مشتریان اداره می‌شود و این تیم اولین خط ارتباط با مشتریان را مدیریت می‌کند. اعضای این تیم می‌توانند تماس مشتری را در صورت نیاز (برای مثال، اگر پرسش مشتری راجع به یک صورتحساب است، آنگاه مشاوره با بخش مالی لازم خواهد بود تا اقدام مناسب به عمل آید) به نقطه دیگری از سازمان ارجاع دهند، اما همیشه تنها نقطه تماس برای مشتریان باقی می‌مانند.

بخش خدمات (Service Desk)

Service Desk یک وظیفه با رویکرد داخلی است. این بخش به مشتریان داخلی اجازه می‌دهد که پرسش‌ها یا مشکلات خود را ثبت کنند، و به شما فرصت مدیریت این مسائل را به روشی موثر می‌دهد. فروشندگان و شرکای تجاری نیز می‌توانند با استفاده از این بخش (Service Desk) مسائل خود را ثبت یا با سازمان شما ارتباط برقرار کنند.

به طور سنتی اغلب ما فکر می‌کنیم که Service Desk صرفاً یکی از وظایف دپارتمان IT است (برای مثال مشکلی با چاپگر دارید، پس باید با Service Desk تماس بگیرید). اما در واقعیت، هر دپارتمان یا تیم داخل سازمان شما می‌تواند وظایف Service Desk خود را مدیریت کند. حال می‌خواهیم در مورد این مساله فکر کنید، هر دپارتمان یا تیم سرویسی را ارائه می‌دهد و همه آنها مجموعه‌ای از مشتریان داخلی (و اغلب متفاوت) با پرسش‌ها و مشکلات مرتبط با سرویس‌های خود را دارند. این امر به آنها درک درستی از وظیفه خود در رسيدگی به مشتریان داخلی را می‌دهد.

ادامه مقاله در تفاوت بین IT Help Desk و IT Service Desk در چیست مشاهده نمایید.